顛末書 書き方

理由書の書き方

理由書の書き方は顛末書の文書の内容と似ていることが多いため、どのような違いがあるかわかりにくいこともあります。理由書はその原因・理由に重点を置くもので、顛末書は不始末が発生したいきさつに重点をおきます。報告書に似たようなものがありますが、それらの文書を書くのは、不始末の当事者かその上司というケースということになります。なのでなんらかの形で反省や謝罪の言葉を添えるのがよいでしょう。

文書には不始末の概要・不始末が発生したいきさつや理由・反省のことば、不始末を繰り返さない旨のことばを書きます。これらの文書には懲戒的な意味はもたせないのが一般的です。不始末の発生理由は、客観的な表現で事実だけをまとめ、箇条書きにするとまとめやすいですが、内容が少ない場合には通常の文章の形でもOKです。

書き方はです・ます調で書き、箇条書きの部分は事務的な書き方の方がいいでしょう。また、改善策がある理由書の場合は改善への姿勢を示すだけでもよいです。

《例：無断欠勤で欠勤理由を加える理由書（始末書）》

5月○日～○日の連休を利用して、家族で○○島へ旅行に出かけましたところ、○日の夜から天候不良により唯一の交通手段である連絡船が欠航となり、○日午後まで○○島から戻る事ができなくなりました。