顛末書 書き方

顛末書の書き方は二度と同じ事件・事故を起こさないようにするためのペナルティ的要素があり、始末書に似たよな役割を持つ社内文章です。顛末書は人為的な要因による事故やミスによって理由を説明しなければなりません。最初に事件や事故の実態を正確に述べます。次に「記」として発生した理由や顛末を項目に分けて、順序に従って箇条書きにします。あくまでも因果関係の説明、経緯にとどめ、事実だけを事務的に述べます。お詫びや反省および決意を表明することばなどはつけない方がいいようです。

・箇条書きにする：説明内容が長くなる場合は箇条書きにします。事件・事故の発生原因、その経緯などを書く場合は完結な表現がいいです。

・5W1H:いつ、どこで、だれが、何をしたのか、その結果どのようなマイナスがおきたかを具体的に書きます。

・「です」「ます」調で書く：ていねいな表現を心がけ、「です・ます」調で書きます。箇条書きの場合は体言止でもＯＫです。

顛末書の書き方はお詫びや反省および決意を表明することばなどはつけない方がいいですが、自己反省意識がどこかに感じ取られる表現を盛り込みましょう。あまりにも無機質な文面では印象が悪くなりかねません。

理由書の書き方は顛末書の文書の内容と似ていることが多いため、どのような違いがあるかわかりにくいこともあります。理由書はその原因・理由に重点を置くもので、顛末書は不始末が発生したいきさつに重点をおきます。報告書に似たようなものがありますが、それらの文書を書くのは、不始末の当事者かその上司というケースということになります。なのでなんらかの形で反省や謝罪の言葉を添えるのがよいでしょう。

文書には不始末の概要・不始末が発生したいきさつや理由・反省のことば、不始末を繰り返さない旨のことばを書きます。これらの文書には懲戒的な意味はもたせないのが一般的です。不始末の発生理由は、客観的な表現で事実だけをまとめ、箇条書きにするとまとめやすいですが、内容が少ない場合には通常の文章の形でもOKです。

書き方はです・ます調で書き、箇条書きの部分は事務的な書き方の方がいいでしょう。また、改善策がある理由書の場合は改善への姿勢を示すだけでもよいです。

《例：無断欠勤で欠勤理由を加える理由書（始末書）》

5月○日〜○日の連休を利用して、家族で○○島へ旅行に出かけましたところ、○日の夜から天候不良により唯一の交通手段である連絡船が欠航となり、○日午後まで○○島から戻る事ができなくなりました。

顛末書の文例です。顛末書は不始末が発生したいきさつに重点を置くものです。事故やミスなどの不始末をした時は謝罪すること以上に、不始末が生じたいきさつや原因・理由をはっきりさせて再発防止に役立てたりすることが大切です。

《例：工場内の操作ミスで操業が停止した場合の顛末書》

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平成○年○月○日
社長　○○○　殿

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　工場長　○○○印

　　　　　　　　　　　顛　末　書

平成○年○月○日、○○工場で製作機械の一部が使用不能となり、○○時間近くにわたって操業ができない状態となりました。
　その経緯は、次のとおりです。
　　　　　　　　　　　　　記

〜ここにどのような状態でトラブルが発生したかを述べます。〜

1.当該機械の操作手順を知る別のオペレーターが代わって操作を行なったが誤って変更前の手順で操作したために以上作動状態にとなり、システム上のトラブルが発生し、操業不能状態となった。

2.〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

3.〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

以上が経緯の概略です。事故の具体的な内容は、別紙「事故報告書」のとおりです。
　
〜ここに反省のことばを述べます。〜

今後は、速やかにこのような不始末発生の防止策を立案し、改めてご報告し、ご検討をお願いする所存でございます。 以上

始末書の書き方は手紙のような書式はありません。始末書は過失・不始末などで会社に損害を与えた場合に提出する懲戒の性質を持つ文書です。素直な反省の気持ちで書くことが何よりも大切です。また、天災などを理由に提出する始末書を理由書とも言います。

始末書の書き方のポイントは不始末などの内容・不始末などが発生した原因・お詫びや反省の言葉・失敗を繰り返さない旨の誓約・寛大な措置を願う表現などを盛り込みます。文書を縦書きにするか横書きにするかは会社や団体などの慣行に従います。基本的にはどちらでもよいのですが、スタイルとしては社内文書の一種であるという意味から横書きが主流になっています。

不始末などの内容は弁解がましいことは一切書かないようにしましょう。自分のおかした不始末や過失の実態を簡潔に書きます。上司の心証をよくするために勝手に自分の判断で始末書を提出したり、反省のことばを切々と述べて上司の心に訴えようとするのは間違った書き方です。

事故やミスの原因は自分の落ち度によるものなので、きっちりと反省とお詫びの気持ちを書き、再び同様のミスを起こさないという決意と誓約の文章にします。寛大な措置を願う言葉や就業規則などに従う旨の言葉で結びます。

事故報告書の書き方ですが事故報告書は提出のタイミングを逃さないことが大切です。すみやかに発生した事故の実態、実情を正確に報告します。タイミングをを逃してしまうと事態が大きくなる可能性もあるのと正確な事実がわからなくなる場合もでてきます。そうならないためにもタイミングを逃さないことです。そして再発防止のための具体策を提示します。事態が長引く場合は中間報告が必要となる場合もあります。

例えば工場内の漏電事故報告書の場合、発生状況の欄には日時、発生場所、機械名などの具体的な発生箇所、作業担当者名を明示します。状況報告は大げさな表現や感情的な表現は避けて事実だけを簡潔に記載します。

事故の原因は再発防止のためにも正しく報告する義務があります。自分自身や部下の作業方法に原因がある場合でも不利な事実を隠したり、粉飾を加える事は避けましょう。正しい原因を究明して、不十分な調査のままでの報告は避けます。今後の対策として、当面必要な処置事項に加え、事故を繰り返さないための具体的な内容を提示します。例えば、作業工程の最終段階には習熟した作業員を配置し、臨時行員についても作業内容を習得できるように教育・指導を徹底させるなど。